当今时代，大家的办公方式发生了巨大的变化，混合办公成了很多企业的常态，员工一部分时间在公司，一部分时间在家，传统的办公模式已经不适应新的需求了，智慧办公也从原来的概念炒作，走向了真正的落地普及，越来越多的企业开始升级自己的办公环境，部署各种智能终端，从智能会议平板、智能考勤，到环境监测、智能照明，希望通过技术提升办公效率，同时改善员工的办公体验，吸引和留住优秀的人才，但是真正落地的时候，很多企业才发现，想象很美好，现实很骨感，很多智能设备不仅没有提升效率，反而带来了很多新的麻烦。

江苏创品扎根长三角，这边是中国经济最发达的地区，也是互联网和高科技企业最集中的地区之一，我们全程参与过多款智慧办公终端的设计研发，也给很多企业做过整体的智慧办公方案设计，陪着客户从概念一路走到实际落地，深刻理解智慧办公的真实痛点，很多技术团队做出来的智能设备，只追求功能多、技术先进，根本不考虑实际使用场景，把简单的事情搞复杂了，开个会要先开投影仪、调电脑、连视频会议系统，折腾十几分钟才能开始，员工上班要盯着考勤机打卡，晚一秒就算迟到，一点人情味都没有，员工体验特别差，最后大家都不愿意用，我们做设计的时候，始终坚持一个原则：技术是服务于人的，不是来管人的，好的智能设备应该像空气一样，平时感觉不到它的存在，但是需要它的时候，它就在那里，默默的帮你把事情做好，这才是真正的智慧。

智慧办公终端第一个核心的设计平衡就是功能强大和使用简单的矛盾，现在的智能会议平板功能特别强大，能写能画，能投影，能开视频会议，能共享文件，还能远程控制，但是功能越多，操作就越复杂，很多人开会的时候，研究半天都不知道怎么把自己电脑的画面投上去，最后干脆不用，还是用回传统的投影仪和白板，这个矛盾是智慧办公落地最大的障碍。我们之前给长三角一家做智能办公设备的客户设计新一代智能会议平板的时候就遇到过这个问题，客户原来的产品功能特别全，但是操作特别复杂，遥控器上有几十个按钮，用户根本记不住哪个是哪个，每次开会都要找IT人员来调试，使用率特别低。我们当时重新设计了整个交互逻辑，把最常用的功能做到最简单，不用遥控器，走近设备自动唤醒，手机、电脑一碰就能投屏，不用装任何软件，不用连同一个WiFi，写的内容扫码就能带走，不用拍照也不用发邮件，视频会议点一下就开始，自动邀请参会人，所有复杂的设置都藏在后台，用户根本不需要懂，我们还优化了书写体验，延迟特别低，就像在真实的白板上写字一样流畅，升级之后，这款产品的用户满意度提升了80%，很多客户说原来的会议平板就是个摆设，现在开会离不开它，特别好用。

第二个重要的设计平衡就是管理需求和员工体验的矛盾，很多企业做智慧办公，首先想到的就是怎么管理员工，考勤、定位、屏幕监控，生怕员工偷懒，把智慧办公做成了智慧监工，员工特别抵触，反而影响了工作积极性和创造力，但是企业也确实需要基本的管理，这个矛盾需要好好平衡。我们设计智能考勤系统的时候，就特别注意这个平衡，我们不搞那种必须站在机器面前盯着镜头打卡的人脸识别，也不搞精确到秒的考勤，而是采用了蓝牙+WiFi的无感考勤，员工只要带着手机走进办公室，系统就自动识别到了，不需要特意打卡，下班走出办公室自动签退，特别自然，完全感觉不到考勤的存在，不会出现大家早上挤在考勤机前面排队打卡的情况，系统设置了合理的弹性时间，晚个几分钟根本不算迟到，特别人性化，对于企业来说，也能准确的统计大家的到岗情况，满足基本的管理需求，但是又不会让员工觉得被监视，特别舒服，很多企业用了之后说，原来的考勤系统大家都特别反感，天天抱怨，现在这个系统，员工根本感觉不到考勤的存在，但是管理数据又很准确，完美平衡了管理需求和员工体验。

第三个设计平衡就是智能化和节能环保的矛盾，现在大家都越来越重视办公环境，希望办公室空气好，光线舒服，但是一直开着新风和空调，灯都亮着，又特别浪费电，没人的时候也开着，能源浪费特别严重，但是要每个区域都有人去开关灯调温度，又不现实，这个矛盾也需要平衡解决。我们设计办公室环境监测和智能照明控制系统的时候，采用了多传感器融合的方案，每个区域都有环境传感器，能实时监测温度、湿度、PM2.5、二氧化碳浓度，还有人体存在传感器，能准确的检测这个区域有没有人，有人的时候，自动调节温度和空气质量到最舒适的状态，自动开灯，没人的时候，自动关灯，把空调调到节能模式，既保证了有人的时候环境特别舒适，又不会没人的时候浪费能源，而且所有的设置都是自动的，不需要人工干预，员工根本感觉不到系统的存在，但是永远处在最舒适的环境里，很多客户统计，用了这个系统之后，办公室的能耗降低了30%以上，同时员工的满意度也大大提升，很多员工说现在办公室的空气特别好，光线也舒服，工作效率都提高了，特别好。

还有一个很重要的设计平衡就是不同设备之间的互联互通和兼容性的矛盾，现在很多企业的智能办公设备都是不同品牌的，会议平板是一个品牌，考勤是一个品牌，照明是一个品牌，环境监测又是另一个品牌，各个系统之间数据不通，各自为政，员工要装好几个APP，管理特别麻烦，这个矛盾也需要平衡解决。我们设计的时候，采用了开放的统一平台架构，所有的智能终端都基于同一个协议，数据互通，不管是哪个厂商的设备，只要符合标准就能接入，员工只用一个APP就能控制所有的设备，预定会议室的时候，系统自动提前打开会议室的空调和灯，会议结束自动关闭，考勤数据自动同步到人事系统，环境数据也能和空调照明系统联动，不用人工设置，特别智能，而且我们还提供了标准的开放接口，企业现有的系统也能很方便的对接进来，不用全部换掉，大大降低了升级成本，很多企业说原来的智慧办公就是一堆孤立的设备，现在有了统一的平台，所有设备都联动起来了，才真正体会到智慧办公的好处。

从平衡设计方法论的角度看，智慧办公设计的核心，就是始终坚持以人为本，技术是服务于人的，不是来管人的，通过简化到极致的交互设计、无感人性化的考勤逻辑、自动智能的环境控制、开放统一的互联互通平台，找到功能强大又使用简单、满足管理需求又不牺牲员工体验、舒适环保又节约能源、多品牌设备互联互通不用重复投资的平衡点，让智慧办公真正提升员工的工作效率，改善员工的办公体验，而不是给大家增加新的负担。过去很多智慧办公方案都是IT人员主导的，只从管理和技术的角度出发，不考虑员工的实际感受，最后都成了大家抱怨的对象，现在有了我们这些懂用户体验的设计师参与，就能做出真正好用、员工喜欢用的智能设备，让智慧办公真正落地，发挥实际价值。江苏创品在长三角陪着很多企业一步步完成数字化转型，深刻理解企业和员工的真实需求，能更好的帮助客户做好智慧办公设计，推出更多有人情味的好产品，让大家的工作更高效更舒适。

现在数字化转型已经成为所有企业的共识，智慧办公是其中最重要的组成部分，过去那种把人管起来的智慧办公思路已经行不通了，现在的员工越来越重视工作体验，用户现在需要的是真正以人为本，能提升效率、改善体验，员工愿意用甚至喜欢用的智慧办公方案，通过设计优化和理念升级，我们终于可以做到，智慧办公不再是智慧监工，而是真正的员工帮手，默默的服务于每一个人，让大家工作的更舒服、更高效。我们作为本土的工业设计机构，会继续提升自己的能力，帮助更多的企业做好智慧办公升级设计，推出更多实用、好用、有人情味的好产品，用科技改善每一个人的工作体验，推动整个社会的效率提升，这就是我们工业设计师的价值，我们会继续努力，和本土的科技企业一起成长，让智慧办公真正惠及每一个职场人。

很多企业现在都在做智慧办公升级，不用再走弯路了，从员工的实际体验出发，选择真正好用的产品，而不是功能最多的产品，既能提升效率，又能提升员工满意度，特别划算，社会进步最终受益的就是每一个人，好设计让技术进步真正改善我们的工作和生活。